Gentile cliente,

con la presente desideriamo informarla in merito al nuovo obbligo di integrazione tra i sistemi di incasso in moneta elettronica (POS) e quelli di certificazione fiscale (strumenti per l’emissione di documento commerciale), introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 e disciplinato dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025 e dalla Guida operativa recentemente pubblicata.

La normativa impone che ogni strumento hardware o software utilizzato per accettare pagamenti elettronici (POS fisici, SoftPOS, piattaforme web) debba essere collegato in via “logica” al Registratore Telematico (RT) o alla procedura web “Documento commerciale on line” utilizzati per certificare i corrispettivi. Il collegamento non richiede cavi fisici, ma consiste in un abbinamento da effettuare all’interno del portale Fatture e corrispettivi.

Scadenza

Per i dispositivi (sia POS che RT) già attivi e in uso nel mese di gennaio 2026, il collegamento dovrà essere obbligatoriamente registrato sul portale entro 45 giorni dall’apertura del servizio web dedicato. Il rilascio della piattaforma da parte dell’Agenzia delle Entrate è previsto per i primi giorni di marzo, fissando di fatto il termine ultimo per mettersi in regola indicativamente a metà di aprile 2026.

Sanzioni

Invitiamo a prestare la massima attenzione, in quanto il regime sanzionatorio previsto per le inosservanze è estremamente severo. In particolare:

Mancato collegamento (Violazione sostanziale): l’assenza di abbinamento tra POS e RT sul portale è equiparata all’omessa installazione del registratore telematico, comportando una sanzione pecuniaria da 1.000 a 4.000 euro.

È inoltre prevista la sanzione accessoria di sospensione dell’attività: la chiusura dell’esercizio da 15 giorni a 2 mesi (fino a 6 mesi per recidiva).

FASE PRELIMINARE – Mappatura POS – RT

Per gestire questo adempimento nei tempi previsti ed evitare di incorrere nelle sanzioni, occorre mappare con precisione la situazione afferente alla certificazione dei corrispettivi e ai POS.

STEP 1 – Mappatura dei Registratori Telematici

Qualora abbiate barrato la terza opzione nel quadro precedente (ovvero in presenza di più di un RT o di utilizzo congiunto di RT e procedura web Documento commerciale on line), è necessario procedere con un censimento preliminare dei dispositivi di certificazione attualmente in uso.

STEP 2 – Il Prospetto POS

I dispositivi interessati: l’esatta definizione di POS e i dati identificativi

Per procedere in modo corretto all’adempimento, è necessario mappare preventivamente tutti i dispositivi di incasso in dotazione.

La normativa adotta un principio di neutralità tecnologica: il termine “POS” non identifica esclusivamente l’apparecchio fisico, ma qualsiasi strumento hardware o software impiegato per accettare pagamenti elettronici.

Rientrano pertanto nell’obbligo i POS fisici tradizionali, i cosiddetti SoftPOS (applicazioni installate su smartphone o tablet dell’esercente) e le App di pagamento, come ad esempio Satispay, nonché i POS virtuali per l’e-commerce.

Ogni strumento è caratterizzato da specifici dati identificativi, essenziali per la registrazione sul portale. Per i POS fisici è richiesto il Terminal ID, ovvero il codice alfanumerico (la matricola) che identifica in modo univoco lo specifico terminale hardware. Per tutte le tipologie di POS (sia fisici che virtuali) è inoltre indispensabile individuare il numero del contratto di convenzionamento e l’esatta denominazione dell’operatore finanziario (Acquirer) con cui tale accordo è stato stipulato.

Questi dati tecnici e contrattuali sono facilmente reperibili consultando la copia cartacea del contratto di convenzionamento originario, le fatture mensili di addebito delle commissioni, i report periodici inviati dall’operatore, oppure accedendo direttamente all’area web riservata che l’istituto di pagamento mette a disposizione dell’esercente.

Il singolo POS con doppio contratto

Qualora su un singolo apparecchio fisico siano attivi due contratti distinti con operatori finanziari differenti (ad esempio, un contratto specifico per il circuito bancomat e un secondo contratto per le carte di credito internazionali), ai fini dell’adempimento i POS si considerano due. Sarà quindi necessario censirli in modo separato, riportando il medesimo Terminal ID hardware, ma indicando i dati contrattuali e identificativi dei due differenti Acquirer.

La verifica di corrispondenza con i dati dell’Agenzia delle Entrate

All’interno del portale Fatture e corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate esporrà un elenco precompilato dei POS intestati all’esercente, generato automaticamente sulla base dei flussi trasmessi mensilmente dagli operatori finanziari. Sotto il profilo operativo, è tuttavia indispensabile effettuare un attento controllo incrociato tra i dati proposti a sistema e la situazione reale in azienda. Le informazioni a portale potrebbero risultare incomplete, omettere terminali (per i quali sarà necessario l’inserimento manuale) o riportare denominazioni societarie degli Acquirer ormai obsolete a seguito di fusioni bancarie.

STEP 3 – ABBINAMENTO POS-RT

Le regole di abbinamento: combinazioni multiple e differenze tra POS fisici e virtuali

La normativa prevede che il collegamento tra i dispositivi di incasso e quelli di certificazione dei corrispettivi possa avvenire anche in modalità multipla. Ciò significa che un singolo Registratore Telematico (RT) può essere abbinato a più POS e, specularmente, un singolo terminale POS può essere collegato a più RT.

Nell’ambito di questa dinamica occorre tenere in considerazione una limitazione legata alla natura tecnica del dispositivo di incasso:

• i POS fisici possono essere collegati a più registratori telematici esclusivamente a condizione che l’indirizzo dell’unità locale in cui operano sia il medesimo;
• i POS virtuali (inclusi i gateway e le App di pagamento come Satispay) possono invece essere associati a più RT anche qualora questi ultimi siano dislocati in punti vendita aventi indirizzi diversi.

Istruzioni operative per l’abbinamento

Sotto il profilo operativo, possono verificarsi diversi casi:

Caso A: PRESENZA DI UN SOLO DISPOSITIVO DI CERTIFICAZIONE

Qualora l’azienda disponga di un unico registratore telematico, oppure si avvalga esclusivamente della procedura web “Documento commerciale on line“, la mappatura è semplice.

• Tutti gli strumenti di pagamento elettronico censiti nel precedente STEP 2 andranno obbligatoriamente collegati all’unica matricola RT (o alla procedura web).

Esempio 1: Un esercente dispone di un solo RT e accetta pagamenti elettronici tramite un POS fisico fornito dalla banca e tramite l’App Satispay. In questo caso non occorre specificare gli incroci: l’abbinamento avverrà in blocco, per entrambi i sistemi di incasso, all’unica matricola del RT presente.

Caso B: PRESENZA DI PIÙ DISPOSITIVI DI CERTIFICAZIONE DEI CORRISPETTIVI

Il quadro si fa più complesso qualora l’azienda operi con due o più registratori telematici, oppure affianchi l’uso del RT fisico all’emissione del documento commerciale tramite la procedura web Documento commerciale on line. In questo scenario, è indispensabile disporre di indicazioni esatte sugli abbinamenti da registrare sul portale.

Esempio 2: Un esercente gestisce due negozi, ciascuno dotato di un proprio RT; possiede due POS fisici (uno per ciascun negozio) e utilizza anche app di pagamento. Il cliente dovrà specificare che il POS fisico 1 va abbinato unicamente al RT del primo negozio, il POS fisico 2 va abbinato unicamente al RT del secondo negozio, mentre il POS virtuale andrà collegato a tutti i dispositivi, se accetta incassi per tutti i negozi, oppure bisogna specificare in quale negozio viene accettata tale forma di pagamento.

Chi può effettuare la comunicazione

La registrazione dei dati di collegamento sul portale istituzionale può essere effettuata direttamente dal contribuente in completa autonomia.

Per procedere, è necessario accedere con le proprie credenziali (SPID, CIE, CNS o Entratel) all’area riservata del portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

In alternativa, è possibile affidare l’incarico allo Studio, che provvederà all’inserimento dei dati avvalendosi della delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”.

Si precisa tuttavia che, qualora per la certificazione dei corrispettivi venga utilizzata la procedura web Documento commerciale on line, l’operazione di abbinamento non è normativamente delegabile agli intermediari. In tale specifica casistica, il collegamento dovrà essere effettuato tassativamente e direttamente dall’esercente all’interno dell’applicativo web.

Riassunto: